वेयरहाउस शिपिंग और प्राप्त करने के लिए आंतरिक नियंत्रण प्रक्रिया

सबसे बड़ी चोरी का खतरा अक्सर एक कंपनी के अंदर से आता है। कर्मचारी चोरी करने के लिए सबसे अच्छी स्थिति में हैं, और आपकी कंपनी का गोदाम एक सही लक्ष्य है। यदि वे शिपमेंट को छिपाने या दस्तावेज़ को ग़लत साबित करने में सक्षम हैं, तो आप यह भी नहीं जानते होंगे कि कल की शिपमेंट का एक हिस्सा आज एक कार्यकर्ता की अलमारी में है। आंतरिक नियंत्रण आंतरिक चोरी और धोखाधड़ी के जोखिम को न्यूनतम रखता है।

अपने गोदाम को व्यवस्थित रखें

आपको कभी नहीं पता चलेगा कि अगर आप अंदर और बाहर जाने पर नज़र नहीं रखते हैं तो क्या गायब हो जाता है। अपनी इन्वेंट्री को व्यवस्थित करने के लिए आपको कई चीजें करनी चाहिए:

  • सभी गोदाम स्थानों की संख्या और पहचानें कि इन्वेंट्री आइटम किस अनुभाग में जाते हैं। यदि वे चले गए हैं तो आइटम और सूचना को ट्रैक करना आसान हो जाता है।
  • जैसे ही गोदाम प्राप्त होता है, सूची को गिनें और पहचानें। इस तरह से आपको पता चल जाएगा कि हाथ में क्या है, भले ही शिपर ने कुछ गलत किया हो।
  • इन्वेंट्री लेबल।
  • क्या किसी के पास गोदाम छोड़ने के लिए कोई संकेत है। यह किया जाना चाहिए कि क्या यह आपके कारखाने के लिए एक प्रतिस्थापन हिस्सा है या कुछ ग्राहक द्वारा ऑर्डर किया गया है।
  • गोदाम से अंदर और बाहर आने वाली हर चीज का दस्तावेज होना चाहिए।

गोदाम को कसकर व्यवस्थित रखने से मदद मिलेगी। हालांकि, कुछ त्रुटियां अपरिहार्य हैं, इसलिए हर बार गोदाम की सामग्री और कागजी कार्रवाई का ऑडिट करें।

अपने कर्मचारियों को प्रबंधित करें

यहां तक ​​कि तंग संगठन और अच्छे रिकॉर्ड रखने के साथ, एक कर्मचारी जो सिस्टम को जानता है वह आपके नियंत्रणों को आउटसोर्स करने में सक्षम हो सकता है। आप यह देख कर और अधिक कठिन बना सकते हैं कि किसी एकल व्यक्ति का खरीदने, शिपिंग और प्राप्त करने पर पूर्ण नियंत्रण नहीं है। विभिन्न कर्मचारियों के बीच अनुमोदन, शिपमेंट प्राप्त करने, इनवॉइस अनुमोदन और इन्वेंट्री की गणना जैसे कार्यों को विभाजित करें। यह किसी भी खराब सेब के लिए जानकारी को गलत तरीके से प्रस्तुत करने या शिप किए गए सामान को छिपाने के लिए कठिन बना देता है।

चोरी के खिलाफ शारीरिक सुरक्षा

चोरी के खिलाफ व्यावहारिक, शारीरिक कदम उठाने की उपेक्षा न करें:

  • सुरक्षित रूप से गोदाम को लॉक करें।

  • इसके चारों ओर एक बाड़ का निर्माण करें।
  • गोदाम के अंदर एक सुरक्षित क्षेत्र में विशेष रूप से मूल्यवान शिपमेंट स्टोर करें।
  • गोदाम और उसमें मौजूद सामान को कम से कम लोगों तक पहुंचाना प्रतिबंधित करें।

यदि आप किसी कर्मचारी को आग लगाते हैं, तो आपको तुरंत अपने गोदाम या किसी भी कम्प्यूटरीकृत रिकॉर्ड तक उसकी पहुंच को काट देना चाहिए। टोकन और कुंजियों की पहचान करना, पासवर्ड बदलना और यदि आवश्यक हो तो ताले बदल दें। आखिरी चीज जो आपको चाहिए वह है एक क्रोधी पूर्व कर्मचारी जो कुछ स्कोर का निपटारा करता है।

अपनी सुरक्षा का परीक्षण करें

बहुत सारे विचार जो कागज पर अच्छे लगते हैं वे वास्तविक दुनिया में नहीं होते हैं। यदि आंतरिक शिपिंग / प्राप्त नियंत्रण योजनाबद्ध तरीके से काम नहीं करता है तो आपकी कंपनी को नुकसान हो सकता है। सब कुछ का परीक्षण करें - रिकॉर्ड-कीपिंग, भौतिक सुरक्षा, इन्वेंट्री ट्रैकिंग - और यह सुनिश्चित करें कि वे जिस तरह से कार्य करने वाले हैं, वे कार्य करें। यदि आपके नियंत्रण में दोष हैं, तो उन्हें ठीक करने के लिए आवश्यक परिवर्तन करें। इसमें समय लगेगा, लेकिन यह इसके लायक है।