ईमेल का एक बड़ा वॉल्यूम कैसे प्रबंधित करें

छोटे व्यवसायों को बड़ी मात्रा में ईमेल प्राप्त होते हैं, जिन्हें प्रबंधित करना मुश्किल हो सकता है। कई व्यवसायों के लिए, ईमेल हटाना एक विकल्प नहीं है; ईमेल को कानूनी और दस्तावेजी कारणों से रखा जाना चाहिए। ईमेल को अपने इनबॉक्स पर हावी होने देने के बजाय, नियंत्रण से बाहर होने से पहले ईमेल को प्रबंधित करने के लिए कदम उठाएं। संगठनात्मक प्रणालियों को लागू करने से, आप ग्राहकों की सेवा करने के लिए अपने ईमेल संचार का प्रभावी ढंग से उपयोग करने में सक्षम हैं।

1।

आने वाले ईमेल के लिए एक फ़ोल्डर या लेबल सिस्टम डिज़ाइन करें। प्रत्येक क्लाइंट के लिए एक फ़ोल्डर बनाएँ और उस क्लाइंट के लिए अलग-अलग प्रोजेक्ट के लिए सबफ़ोल्डर बनाएँ। यदि आप अन्य संचार संभालते हैं, जैसे कि संभावित ग्राहकों से प्रश्न, उन विषयों के लिए फ़ोल्डर बनाते हैं। ऐसे नामों का उपयोग करें जो याद रखने में आसान हों ताकि आप उन्हें जल्दी से देख सकें। यदि आपका मेल प्रोग्राम अनुमति देता है, तो फ़ोल्डरों को व्यवस्थित करें ताकि सबसे अधिक उपयोग किया जाए या एक विशिष्ट रंग में हाइलाइट किया गया हो। हर बार जब आप एक नई परियोजना शुरू करते हैं, तो संगठन को सुव्यवस्थित करने के लिए एक नया फ़ोल्डर बनाते हैं।

2।

जैसे ही वे ईमेल में आते हैं, ईमेल के माध्यम से पढ़ने और उन्हें अपने इनबॉक्स में छोड़ने के बजाय, उन्हें तुरंत व्यवस्थित करें। जंक ईमेल डिलीट करें। ऐसे संदेशों के लिए जिन्हें किसी कार्रवाई की आवश्यकता नहीं है, उन्हें प्रोजेक्ट या विषय फ़ोल्डर में ले जाएं ताकि आप अपने मुख्य इनबॉक्स को साफ कर सकें। फ्लैग ईमेल जिन्हें तत्काल कार्रवाई की आवश्यकता होती है और उन्हें आपके इनबॉक्स में छोड़ दिया जाता है; इस तरह, वे एक प्रकार की सूची के रूप में कार्य करते हैं। यदि संभव हो, तो विशिष्ट समय पर अपने ईमेल की जांच करें, जब आप विशेष रूप से जवाब देने पर ध्यान केंद्रित कर सकते हैं।

3।

ईमेल फ़िल्टर सेट करें; अधिकांश ईमेल प्रोग्राम आपको विशिष्ट मानदंडों के आधार पर स्वचालित क्रियाएं सेट करने की अनुमति देते हैं, जैसे कि प्रेषक का ईमेल पता। प्रमुख प्रवृत्तियों पर ध्यान देते हुए, अपने ईमेल का मूल्यांकन करें। यदि आपको अधिक मात्रा में ईमेल मिलते हैं जो रखने के लिए महत्वपूर्ण हैं, लेकिन कार्रवाई की आवश्यकता नहीं है, तो क्लाइंट चालान की प्रतियों की तरह, एक फ़िल्टर बनाएं जो उन्हें सुरक्षित करने के लिए सीधे फ़ोल्डर में भेजता है।

4।

मास बिल्डअप से बचने के लिए अपने ईमेल इनबॉक्स को नियमित रूप से खाली करें। एक आवृत्ति चुनें जो आपके नियमित काम की दिनचर्या में फिट हो। यदि आपका शेड्यूल इसे अनुमति देता है, तो अगले दिन के ईमेल से निपटने के लिए आसान बनाने के लिए प्रत्येक दिन के अंत में सभी संदेशों को हटा दें। कम से कम, प्रत्येक शुक्रवार को व्यवसाय बंद करके हर संदेश से निपटने के लिए एक लक्ष्य बनाएं। छुट्टी से पहले और बड़े प्रोजेक्ट से पहले अपना इनबॉक्स साफ करें।

5।

जब आपका व्यवसाय मानक ईमेल क्लाइंट की क्षमता को बढ़ा देता है तो एक ईमेल रिस्पांस मैनेजमेंट सिस्टम में जाएं। ईमेल को संभालने के लिए ईआरएमएस का उपयोग करें, जितना कि आप एक स्वचालित कॉल प्रणाली के साथ कॉल संभालेंगे। सिस्को सिस्टम्स अनुशंसा करता है कि जब आप प्रति माह क्लाइंट से 1000 या अधिक ईमेल प्राप्त करना शुरू करते हैं तो आप स्विच बनाते हैं।