बोर्ड मीटिंग के लिए वित्तीय रिपोर्ट कैसे बनाएं

कॉर्पोरेट बायलॉज और बोर्ड ऑफ डायरेक्टर की आवश्यकताओं के आधार पर, बोर्ड मीटिंग में एक वित्तीय रिपोर्ट एक-वाक्य की पुष्टि के रूप में सरल हो सकती है कि संगठन फ़िस्कली-साउंड फ़ुटिंग पर है या इसमें विस्तृत वित्तीय दस्तावेजों की एक श्रृंखला शामिल हो सकती है। बोर्ड बैठकों के दौरान वित्तीय रिपोर्ट तैयार करने और प्रस्तुत करने के विभिन्न तरीकों को समझने से आपको बोर्ड कोषाध्यक्ष के रूप में एक भूमिका को पूरा करने में मदद मिलेगी या एक नए निगम के लिए बोर्ड की बैठकों के लिए नियम बनाए जा सकते हैं। बोर्ड के सदस्यों के लिए तैयार और उपलब्ध वित्तीय रिपोर्टों का एक व्यापक सेट होना अक्सर गैर-लाभकारी और लाभ-लाभकारी निगमों में एक कोषाध्यक्ष के परिश्रम का हिस्सा होता है।

विस्तृत विवरण

यदि आपके बोर्ड को प्रत्येक बैठक के लिए विस्तृत जानकारी की आवश्यकता होती है, या इसकी साल के अंत की बैठक के लिए एक व्यापक रिपोर्ट की आवश्यकता होती है, तो आपको विभिन्न वित्तीय रिपोर्ट तैयार करने की आवश्यकता होगी। आपको निगम के बजट, बैलेंस शीट, लाभ-हानि विवरण, कर रिटर्न और विभागीय बजट की वर्ष-दर-वर्ष तुलना करने की आवश्यकता हो सकती है। एक बैलेंस शीट निगम की संपत्ति और देनदारियों की एक सूची है, जो संगठन के शुद्ध मूल्य को दर्शाता है। एक लाभ-हानि बयान अपने व्यापारिक कार्यों के आधार पर निगम के वित्तीय प्रदर्शन को दर्शाता है। बजट तुलना वार्षिक अनुमानों और वास्तविक प्रदर्शन के बीच अंतर दिखाती है। कुछ संगठन इन रिपोर्टों की प्रतियां पहले से उपलब्ध कराते हैं ताकि बोर्ड के सदस्य उनकी जांच कर सकें और सवाल पूछ सकें। अन्य बोर्ड विस्तृत वित्तीय रिपोर्ट प्रदान करते हैं और बोर्ड की बैठक के दौरान बोर्ड के सदस्यों को कई मिनट देते हैं ताकि कोषाध्यक्ष मौखिक हाइलाइट्स को पढ़ने से पहले उन्हें पढ़ सकें, और प्रश्नों के लिए फर्श खोल सकें।

सरल कथन

विस्तृत रिपोर्टिंग के विपरीत, छोटे संगठनों के लिए बोर्ड को निगम की वित्तीय स्थिति की एक साधारण घोषणा के लिए कोषाध्यक्ष की रिपोर्ट की आवश्यकता हो सकती है। यह कथन जितना सीमित हो सकता है, "निगम विलायक है और एक ध्वनि वित्तीय स्तर पर है।" इस प्रकार की रिपोर्टिंग तब होती है जब एक निगम के पास एक सख्त कोषाध्यक्ष होता है, जैसे कि एक सक्रिय कोषाध्यक्ष, व्यवसाय प्रबंधक और वित्त समिति। इन सभी चेकों और जगह में संतुलन के साथ, साथ ही व्यक्तिगत बोर्ड के सदस्यों के लिए वित्तीय रिकॉर्ड की प्रतियां का अनुरोध करने का अवसर, बोर्ड व्यवसाय के संचालन में उचित देखभाल की आवश्यकता को पूरा कर सकता है। यह महत्वपूर्ण संपत्तियों के साथ बड़े व्यवसाय की तुलना में छोटे गैर-लाभकारी क्षेत्र में अधिक सामान्य घटना है।

बैलेंस रिपोर्ट

कुछ निगमों में रिपोर्टिंग सरल और एक से अधिक बिंदु है: कुछ कोषाध्यक्ष की रिपोर्ट केवल पिछली बोर्ड बैठक के समय निगम के बैंक बैलेंस, वर्तमान संतुलन और अंतर का एक सरल पाठ है। यह बहुत छोटे निगमों में होता है, जैसे कि थोड़ी वित्तीय गतिविधि के साथ गैर-लाभकारी। कोषाध्यक्ष में एक टिप्पणी शामिल हो सकती है कि शेष राशि बड़ी या छोटी क्यों है, जैसे, "हमने अपने फंडराइज़र के साथ $ 3, 000 का लाभ कमाया, " या, "हमने पिछले महीने अपनी वार्षिक बैठक के खर्च का भुगतान किया।" आपके बोर्ड को सूचित करता है, लेकिन शिक्षित करने और बोर्ड के सदस्यों को अधिक मूल्यवान भागीदार बनाने में मदद नहीं करता है, अमेरिकन फ़िजियोथेरेपी एसोसिएशन के लिए मुख्य वित्तीय अधिकारी रॉब बटरला बताते हैं, अमेरिकन सोसाइटी ऑफ़ एसोसिएशन के अधिकारियों की वेबसाइट के लिए लेखन। बार्टाला अधिक विस्तार प्रदान करने और मुख्य हाइलाइट्स का स्पष्टीकरण देने का सुझाव देती है।

आवधिक प्रदर्शन रिपोर्ट

बोर्ड बैठकों के लिए कुछ वित्तीय रिपोर्टों में अंतिम बोर्ड बैठक के बाद से संगठन के वित्तीय प्रदर्शन की समीक्षा शामिल है। यदि कोई बोर्ड त्रैमासिक मिलता है, तो रिपोर्ट में पिछली बैठक के दौरान निगम के बैंक बैलेंस की एक सूची शामिल होगी, अवधि के दौरान राजस्व और व्यय के योग और वर्तमान बैंक शेष। कोषाध्यक्ष किसी भी बड़ी आय या व्यय राशि को उजागर करने वाले एक संक्षिप्त लिखित या मौखिक बयान को शामिल कर सकता है, जब एक कोषाध्यक्ष एक बैलेंस रिपोर्ट देता है, तो ऐसा ही होता है।