प्रोजेक्ट के लिए मेमो कैसे करें

एक ज्ञापन एक संक्षिप्त, सूचनात्मक व्यावसायिक दस्तावेज है जिसे आप सहकर्मियों, प्रबंधन या मालिकों को एक कंपनी के भीतर वितरित करते हैं जो एक प्रस्ताव, आगामी बैठक या वर्तमान प्रक्रिया में परिवर्तन की घोषणा करता है। एक परियोजना ज्ञापन का उपयोग परियोजना के विभिन्न चरणों को संबोधित करने के लिए किया जा सकता है, जिसमें योजना और कार्यान्वयन, या परियोजना से संबंधित आंकड़े प्रस्तुत करना शामिल है। जब आप एक मेमो तैयार करते हैं, तो आपको विशेष रूप से मेमो के लिए उपयोग किए जाने वाले मानक व्यापार प्रारूप का पालन करना चाहिए। यदि आपके मेमो में कई पेज हैं, तो पेपर क्लिप या वैकल्पिक पेपर फास्टनरों का उपयोग करने के बजाय पृष्ठों को एक साथ स्टेपल करें।

1।

अपने ज्ञापन पृष्ठ के बाएँ कोने में "ज्ञापन" या "ज्ञापन" टाइप करें। एक बोल्ड फ़ॉन्ट का उपयोग करें।

2।

मेमो की जानकारी अनुभाग तैयार करें। एक उचित मेमो प्रारूप में हेडर सेक्शन में चार प्रकार की जानकारी होती है। प्रत्येक प्रकार की जानकारी का शीर्षक टाइप करने के बाद, एक बृहदान्त्र शामिल करें और "एंटर" कुंजी दबाएँ। प्रत्येक प्रकार की जानकारी के लिए एक पंक्ति का उपयोग करें। चार प्रकार के सूचना शीर्षकों में दिनांक, विषय, टू और फ्रॉम शामिल हैं। "विषय" शीर्षक का प्रयोग ईमेल विषय पंक्ति के समान, आपके प्रोजेक्ट मेमो को एक संक्षिप्त शीर्षक प्रदान करने के लिए किया जाता है। किसी व्यक्ति या समूह के लोगों को अपने ज्ञापन को संबोधित करने के लिए "टू" अनुभाग का उपयोग करें। उदाहरण के लिए, यदि आप परियोजना प्रबंधन विभाग को मेमो भेजते हैं, तो "प्रोजेक्ट" को "टू" लाइन में लिखें। समूह को संबोधित करते समय आपको प्रत्येक व्यक्ति को व्यक्तिगत रूप से सूचीबद्ध करने की आवश्यकता नहीं है। जब आप ज्ञापन देते हैं तो "से" खंड में आपका नाम हमेशा होना चाहिए।

3।

ज्ञापन परिचय तैयार करें। कुछ ही वाक्यों में अपने मेमो दर्शकों के लिए परियोजना का परिचय दें। इस खंड में लंबी पृष्ठभूमि की जानकारी या आंकड़े प्रदान न करें, लेकिन पर्याप्त महत्वपूर्ण जानकारी प्रदान करें ताकि आपके दर्शक ज्ञापन और परियोजना के उद्देश्य को समझ सकें।

4।

"कुंजी अंक" अनुभाग तैयार करें। यह अनुभाग आपके द्वारा बनाए गए प्रोजेक्ट मेमो के प्रकार पर निर्भर करता है। उदाहरण के लिए, यदि आप आगे की परियोजना पहलुओं को पेश करने के लिए एक बैठक की घोषणा करने के लिए मेमो वितरित करते हैं, तो बैठक की तारीख, समय और स्थान की रूपरेखा के लिए इस अनुभाग का उपयोग करें। यदि आप किसी प्रोजेक्ट में परिवर्तनों को रेखांकित करने के लिए मेमो वितरित करते हैं, तो इस अनुभाग में मुख्य परिवर्तनों को सूचीबद्ध करें। इस खंड का उद्देश्य ज्ञापन के महत्वपूर्ण बिंदुओं को उजागर करना है। पॉइंट्स को बुलेट-पॉइंट फॉर्मेट में सूचीबद्ध किया जाना चाहिए, प्रत्येक बुलेट पॉइंट में दो से अधिक वाक्य नहीं होंगे।

5।

अपने ज्ञापन के अंतिम खंड को तैयार करें। आपके प्रोजेक्ट मेमो का अंतिम खंड भी मेमो के उद्देश्य के आधार पर भिन्न होता है। उदाहरण के लिए, यदि आप किसी परियोजना के शुरुआती चरणों में मेमो वितरित करते हैं, तो यह खंड एक "विश्लेषण" खंड हो सकता है जो परियोजना की उपयोगिता या सफलता का समर्थन करने वाले अनुसंधान और डेटा को रेखांकित करता है। यदि आप किसी समूह के लोगों को एक बैठक में आमंत्रित कर रहे हैं, तो "मुख्य बिंदुओं" अनुभाग में निहित अतिरिक्त जानकारी प्रदान करने के लिए इस अनुभाग का उपयोग करें।