क्या नियोक्ता W-2s को इलेक्ट्रॉनिक रूप से जारी कर सकते हैं?

एक छोटे-व्यवसाय के मालिक के रूप में, जब कर सीजन हर साल घूमता है, तो संघीय सरकार के साथ फाइल करने के लिए आवश्यक सभी कर दस्तावेजों से निपटने के लिए यह भारी लग सकता है। यह महंगा भी हो सकता है। पेपर W-2 फॉर्म भरने में इस्तेमाल होने वाले कागज, प्रिंटर स्याही और डाक जैसे तत्व आपके छोटे व्यवसाय के लिए महंगे हो सकते हैं। सौभाग्य से, सरकार आपको W-2s फाइल करने के लिए एक से अधिक तरीके से अनुमति देती है।

इलेक्ट्रॉनिक या कागज

आंतरिक राजस्व सेवा के अनुसार, नियोक्ता को डब्ल्यू -2 इलेक्ट्रॉनिक जारी करने की अनुमति है। W-2s के प्रकार जो इलेक्ट्रॉनिक रूप से दायर किए जा सकते हैं, उनमें W-2AS, W-2GU, W-2CM, W-2VI, W-2PR / 499R-2s और मानक W-2 शामिल हैं। इलेक्ट्रॉनिक रूप से फाइलिंग आपके छोटे व्यवसाय के समय और धन को बचा सकती है, साथ ही कम कागज के उपयोग के लिए पर्यावरण के लिए "हरियाली" होने के कारण। इसके अलावा, जो नियोक्ता इलेक्ट्रॉनिक रूप से फाइल करते हैं, उन्हें सामाजिक सुरक्षा प्रशासन के अनुसार, "फाइलिंग के प्रमाण के लिए तत्काल रसीद" के साथ, कागजी फाइलरों की तुलना में बाद की फाइलिंग की समय सीमा दी जाती है।

समयसीमा

इलेक्ट्रॉनिक रूप से W-2 फॉर्म भरने वाले नियोक्ताओं के लिए समय सीमा 31 मार्च है। यह फरवरी-अंत की समय सीमा के साथ विरोधाभास है कि पेपर फॉर्म भरने वाले नियोक्ताओं को मिलना चाहिए। कागज W-2s के साथ, देर से दायर किसी भी इलेक्ट्रॉनिक W-2 के लिए दंड देना होगा, हालांकि आपको फाइलिंग एक्सटेंशन का अनुरोध करने की अनुमति है। यदि आपको एक्सटेंशन की आवश्यकता है, तो आपको फॉर्म 8809 का उपयोग करके मार्च की समय सीमा से पहले एक अनुरोध करना होगा। फॉर्म 8809 की एक प्रति प्राप्त करने के लिए, आईआरएस को 1-800-829-3676 पर कॉल करें या आईआरएस के फॉर्म और प्रकाशन वेब पेज (संसाधन देखें) पर जाएं।

फाइल कैसे करें

नियोक्ता जो W-2s को इलेक्ट्रॉनिक रूप से दर्ज करना चाहते हैं, उन्हें सामाजिक सुरक्षा प्रशासन की व्यावसायिक सेवाओं ऑनलाइन वेबसाइट (संसाधन देखें) के माध्यम से उपयोगकर्ता की पहचान प्राप्त करना आवश्यक है। एक बार जब आप अपनी उपयोगकर्ता पहचान प्राप्त कर लेते हैं, तो आपको "बनाएँ फ़ॉर्म W-2 ऑनलाइन" टैब के तहत अपने W-2 फॉर्म भरने और जमा करने के लिए व्यावसायिक सेवाओं की वेबसाइट पर लॉग इन करने की अनुमति होगी। यदि आपको पंजीकरण में समस्या है, तो सामाजिक सुरक्षा प्रशासन की हेल्प लाइन पर 800-772-6270 पर कॉल करें।

टिप्स

यदि आप अपना W-2 ऑनलाइन दाखिल करते समय एंटी-स्पैम सॉफ़्टवेयर चला रहे हैं, तो इसे कॉन्फ़िगर करें ताकि सरकार से आपको प्राप्त होने वाले किसी भी पत्राचार को स्पैम के रूप में लेबल न किया जाए। साथ ही, आपकी W-2 फाइल टेक्स्ट फॉर्मेट में होनी चाहिए, HTML फॉर्मेट में नहीं, और अगर आप थर्ड-पार्टी बीमार पे रिकैप रिपोर्ट्स शामिल हैं, तो इन्हें अलग से पेपर पर फाइल करना होगा। आईआरएस को कानून द्वारा यह आवश्यक है कि नियोक्ता ऑडिटिंग या अन्य मुद्दों को दायर करने के बाद कम से कम चार साल के लिए अपने इलेक्ट्रॉनिक डब्ल्यू -2 की प्रतियां रखें।