एक्सेल में स्वचालित डाटा एंट्री
एक तरह से व्यवसाय समय बचा सकते हैं और पैसा एक्सेल स्प्रेडशीट का उपयोग डेटा तालिकाओं के रूप में कर रहा है जिसमें ग्राहक जानकारी, इन्वेंट्री विवरण या अन्य महत्वपूर्ण डेटा संग्रहीत करने के लिए। एक्सेल में कई विशेषताएं हैं जो डेटा प्रविष्टि को स्वचालित करने में मदद कर सकती हैं। डेटा फ़ॉर्म उपयोगकर्ताओं को पंक्तियों और स्तंभों के माध्यम से टैब या स्क्रॉल किए बिना आवश्यक जानकारी टाइप करने में सक्षम बनाते हैं। सूची कई विकल्प विकल्प प्रदान करती है, डेटा सत्यापन इनपुट को नियंत्रित कर सकता है, और आप कर्सर की गति को भी संशोधित कर सकते हैं।
डेटा प्रपत्र
डेटा फॉर्म ऐसे मुखौटे हैं जो केवल उन फ़ील्ड्स को प्रदर्शित करते हैं जिनमें आप डेटा दर्ज करना चाहते हैं। डेटा दर्ज करने वाला व्यक्ति बस प्रत्येक टैब से जुड़े टेक्स्ट बॉक्स में टाइप करता है, टैब कुंजी का उपयोग करके फ़ील्ड के माध्यम से। डेटा फ़ॉर्म बनाने के लिए, आपको अपने त्वरित एक्सेस टूलबार में फ़ॉर्म बटन जोड़ना होगा। तालिका में किसी भी कक्ष पर क्लिक करें। त्वरित पहुँच उपकरण पट्टी पर राइट-क्लिक करें और "त्वरित पहुँच उपकरण पट्टी अनुकूलित करें" चुनें। "सभी कमांड्स" चुनें, "फॉर्म" चुनें और "ऐड" बटन पर क्लिक करें। नया फ़ॉर्म बनाने के लिए टूलबार पर "फ़ॉर्म" बटन पर क्लिक करें।
कस्टम सूची
एक कस्टम ड्रॉप-डाउन सूची को जोड़ने से कई विकल्पों को प्रस्तुत करके प्रक्रिया को स्वचालित करने में मदद मिलती है जिससे उपयोगकर्ता आसानी से डेटा चुन सकते हैं। एक कस्टम सूची बनाने के लिए, उस सेल पर क्लिक करें जिसमें आप सूची दिखाना चाहते हैं। डेटा टैब पर "डेटा सत्यापन" पर क्लिक करें और "डेटा सत्यापन" पर क्लिक करें। अनुमति बॉक्स में "सूची" चुनें। प्रत्येक आइटम के बीच अल्पविराम के साथ अपनी सूची आइटम को स्रोत बॉक्स में लिखें। सूची जोड़ने के लिए "ओके" पर क्लिक करें। यदि आप स्तंभ के नीचे सूची की प्रतिलिपि बनाना चाहते हैं, तो हैंडल का उपयोग करें।
डेटा मान्य
किसी फ़ील्ड में दर्ज विशिष्ट डेटा को प्रतिबंधित करने से सहायक इनपुट संदेश के साथ-साथ एक कस्टम त्रुटि संदेश प्रदर्शित करके प्रक्रिया को स्वचालित करने में मदद मिलती है यदि कोई गलत प्रकार या मान दर्ज किया जाता है। आप पहले से बताए गए या मापदंड के दूसरे सेट का चयन करते हुए कस्टम सूची का उपयोग कर सकते हैं। डेटा सत्यापन डायलॉग पर, वह मापदंड चुनें, जिसे आप सेटिंग्स टैब पर बॉक्स में उपयोग करना चाहते हैं। इनपुट संदेश टैब पर जाएं और उस संदेश को दर्ज करें जो आप चाहते हैं कि उपयोगकर्ता तब देखें जब वे चयनित सेल में क्लिक करें। त्रुटि चेतावनी टैब पर, एक अद्वितीय त्रुटि संदेश दर्ज करें।
सेल चयन
उस दिशा को अनुकूलित करना जिसे आप चाहते हैं कि कर्सर "एन्टर" दबाने के बाद कीबोर्ड से माउस में जाने की आवश्यकता को कम करके डेटा प्रविष्टि को स्वचालित करने में मदद करता है। इस सेटिंग को बदलने के लिए, "फ़ाइल" टैब पर क्लिक करें और "विकल्प" चुनें। विकल्प विंडो के बाएं फलक में "उन्नत" पर जाएं। संपादन विकल्प समूह में, वह दिशा चुनें, जिसे आप चाहते हैं कि सेल चयन "आफ्टर प्रेसिंग एंटर, मूव सिलेक्शन" सूची में स्थानांतरित हो और "ओके" पर क्लिक करें।