मैनुअल लेखा प्रणाली के लाभ और नुकसान

लेखांकन और बहीखाता कार्यों के लिए उपलब्ध सॉफ्टवेयर विकल्पों की अधिकता के साथ, मैनुअल सिस्टम अतीत की बात लग सकता है। फिर भी डबल-एंट्री मैनुअल अकाउंटिंग काफी मजबूत साबित होती है कि कई अकाउंटिंग एप्लिकेशन अपने सॉफ्टवेयर के भीतर डबल-एंट्री सिस्टम की विशेषताओं को फिर से बनाते हैं, जैसे कि पावर और प्राकृतिक त्रुटि-सुधार क्षमता। जब आप विकल्पों को तौलते हैं, तो मैनुअल एंट्री सिस्टम आपके कार्यालयों में अभी भी जगह बना सकता है।

मैनुअल लेखा कैसे काम करता है

कोई भी समकालीन लेखा प्रणाली आपकी कंपनी के वित्तीय स्वास्थ्य से संबंधित हितधारकों के लिए संचार करने के उद्देश्य से व्यावसायिक गतिविधि से संबंधित लेनदेन को रिकॉर्ड करती है, चाहे वे कर्मचारी, बैंक प्रबंधक या निजी निवेशक हों। सिस्टम को लगभग चार चक्रों में विभाजित किया गया है:

  • राजस्व

  • खरीद फरोख्त

  • पेरोल

  • सामान्य जर्नल

मैनुअल अकाउंटिंग सिस्टम भौतिक रिकॉर्ड, कागज और पुस्तकों के पैड का उपयोग करते हैं, जिस पर लेनदेन हाथ से दर्ज किया जाता है। लेखांकन पृष्ठों में चार या अधिक मुद्रित कॉलम और कई पंक्तियाँ, आवश्यक जानकारी के लिए प्राकृतिक विभाजन, जैसे तिथि, विवरण और डॉलर की मात्राएँ हैं। संख्यात्मक प्रविष्टियों में आमतौर पर हर अंक के लिए जगह होती है।

पत्रिकाओं और नेतृत्वकर्ताओं में दस्तावेजों की कामकाजी और अंतिम प्रतियां शामिल होती हैं, जो अक्सर विभिन्न खातों के लिए अलग-अलग पुस्तकों के साथ होती हैं। उदाहरण के लिए, नकद बिक्री एक सेट हो सकती है, जबकि पेरोल दूसरा हो सकता है। इन कामकाजी दस्तावेजों के परिणाम आमतौर पर कंपनी के सामान्य खाता बही में संयोजित होते हैं।

फायदा: त्रुटि सुधार

कंप्यूटर आधारित लेखा प्रणालियों की सुविधा और बाजार में प्रवेश के बावजूद, मैनुअल लेखांकन अभी भी कई फायदे प्रदान करता है जो इसे एक व्यवहार्य विकल्प बनाते हैं। पहला त्रुटि सुधार है। 15 वीं शताब्दी की इटैलियन लुका पैसिओली के लिए जिम्मेदार डबल-एंट्री अकाउंटिंग, डेटा एंट्री एरर्स और नंबर ट्रांसपोजिशन के खिलाफ सुरक्षा का एक स्वाभाविक तरीका है। प्रत्येक लेन-देन एक खाते में एक डेबिट के रूप में दर्ज किया जाता है, और दूसरे खाते में क्रेडिट होता है। परीक्षण शेष सभी डेबिट और सभी क्रेडिट की तुलना करते हैं। यदि ये मेल नहीं खाते हैं, तो खातों में कहीं न कहीं त्रुटि हो जाती है।

लाभ: डेटा सिस्टम त्रुटियां और फ़ाइल भ्रष्टाचार

कंप्यूटर सिस्टम डेटा को उन तरीकों से संग्रहीत करता है जो आमतौर पर कई उपयोगकर्ताओं द्वारा समझ में नहीं आते हैं। पुराने डेटा के साथ गलत फ़ाइल खोलना या डिजिटल त्रुटियों के साथ डेटा फ़ाइल का सामना करना आपके वर्तमान डेटा की वैधता को बर्बाद कर सकता है। मैनुअल सिस्टम प्रत्येक खाते के लिए एक एकल फ़ाइल, खाता बही का उपयोग करता है। समान डेटा वाला कोई अन्य संस्करण नहीं है जो भ्रमित हो सकता है।

लाभ: हमेशा सुलभ

जब तक आप पूर्ण अंधेरे में नहीं फेंक दिए जाते हैं, तब तक पावर या इंटरनेट आउटेज आपको खातों पर काम करने से नहीं रोकेंगे।

नुकसान: डाटा एंट्री त्रुटियां

मैन्युअल प्रणाली में डबल-एंट्री अकाउंटिंग श्रमसाध्य है, क्योंकि प्रत्येक लेनदेन को दो बार हाथ से रिकॉर्ड किया जाना चाहिए। कई लेखांकन कार्यक्रम एक डबल-एंट्री विधि का उपयोग करते हैं, लेकिन दूसरी प्रविष्टि स्वचालित रूप से बनाई जाती है। हालांकि यह गलत संख्या को दर्ज होने से नहीं रोकेगा, यह पहली और दूसरी प्रविष्टियों के बीच विसंगतियों को समाप्त करता है।

नुकसान: शारीरिक प्रतियों का संभावित नुकसान

जबकि डिजिटल डेटा दूषित हो सकता है, प्रभावी बैकअप डेटा की सुरक्षा कर सकते हैं, जिसमें ऑफ-साइट, जैसे क्लाउड सर्वर स्टोरेज शामिल हैं। जर्नल्स और लीडर्स, फिजिकल बुक्स होने के कारण नुकसान की आशंका है। चोरी या आग का मतलब हो सकता है कि कंपनी के सभी लेखांकन डेटा खो गए हैं। कई डिजिटल स्टोरेज विकल्पों की तुलना में सामान्य लेज़र ऑफ-साइट को डुप्लिकेट करना और संग्रहीत करना एक समय लेने वाला कार्य हो सकता है।

नुकसान: लेखा प्रक्रियाओं का ज्ञान

कई वाणिज्यिक सॉफ्टवेयर पैकेजों के विपरीत, मैनुअल अकाउंटिंग सिस्टम उपयोग में आसानी के लिए अनुकूलित नहीं है, न ही आप ग्राहक सहायता या मालिकाना मदद की उम्मीद कर सकते हैं। एक बुककीपर या एकाउंटेंट आपके मैनुअल अकाउंटिंग सिस्टम को शुरू करने और बनाए रखने के लिए आवश्यक होगा।