लेखा सॉफ्टवेयर सुविधाएँ

किसी भी छोटे व्यवसाय के लिए सफलता का एक अभिन्न अंग ध्वनि और सुसंगत लेखांकन प्रथाओं और प्रक्रियाओं की स्थापना है। कई उद्यमी इस फ़ंक्शन को प्रबंधित करने में मदद करने के लिए कंप्यूटर-आधारित अकाउंटिंग सॉफ्टवेयर प्रोग्राम खरीदते हैं, और कई उत्पाद हैं जिनमें से चयन करना है। लेखांकन सॉफ्टवेयर पर विचार करते समय, विशिष्ट विशेषताएं हैं जो एक व्यवसाय के मालिक को यह सुनिश्चित करने के लिए चाहिए कि यह उनकी आवश्यकताओं को प्रभावी और सुरक्षित रूप से पूरा करेगा।

सुरक्षा

सबसे महत्वपूर्ण सुविधाओं में से एक पर विचार करना जब एक छोटे व्यवसाय के लिए लेखांकन सॉफ्टवेयर की खरीदारी करना सुरक्षा है जो संगठन की वित्तीय जानकारी के संबंध में प्रदान करता है। अकाउंटिंग सॉफ्टवेयर गोपनीय डेटा की एक बहुतायत जमा करता है, जैसे खाता संख्या, वित्तीय संतुलन और, कुछ मामलों में, सामाजिक सुरक्षा और नियोक्ता पहचान संख्या। यदि इस जानकारी में से कोई भी एक अनधिकृत, बेईमान व्यक्ति द्वारा प्राप्त किया गया था, तो यह व्यवसाय और उसके वित्त पर कहर बरपा सकता है।

एक व्यवसाय के स्वामी को केवल विक्रेताओं से सॉफ्टवेयर पर विचार करना चाहिए जो सुरक्षा विशेषताओं का विस्तार से वर्णन कर सकते हैं। पहचान की चोरी और डेटा हानि के खिलाफ अपने उद्यम की सुरक्षा के लिए पासवर्ड सुरक्षा, एंटी-स्पाइवेयर और मैलवेयर प्रौद्योगिकी और फ़ायरवॉल सुरक्षा महत्वपूर्ण हैं।

रिपोर्ट कर रहा है

एक छोटा व्यवसाय अपने वित्तीय लेनदेन को दस्तावेज और ट्रैक करने के लिए लेखांकन सॉफ्टवेयर का उपयोग करता है। इसमें जमा और निकासी शामिल हैं और बिक्री राजस्व की निगरानी और निवेश का प्रबंधन भी शामिल हो सकता है। नतीजतन, एक उद्यमी को इसे खरीदने से पहले प्रोग्राम की रिपोर्टिंग क्षमता की समझ होनी चाहिए।

वित्त प्रबंधन में सहायता करने के अलावा, विस्तृत रिपोर्टिंग सुविधाएँ आपके व्यवसाय उद्योग को नियंत्रित करने वाले किसी भी कानून के अनुपालन को बनाए रखने के प्रयासों का समर्थन कर सकती हैं। उदाहरण के लिए, यदि कोई मालिक एक निवेश प्रबंधन फर्म का संचालन करता है, तो उसका संगठन, जैसा कि सभी वित्तीय सेवा प्रदाताओं के पास है, को सरबनीस-ऑक्सले अधिनियम जैसे विभिन्न संघीय नियमों के दिशानिर्देशों का पालन करना चाहिए, जो वित्तीय जानकारी को दस्तावेज और संग्रहीत करने के तरीके का विस्तार करते हैं। ये नियम तय करेंगे कि कौन सा सॉफ़्टवेयर किसी कंपनी के लिए उपयुक्त है और जो पर्याप्त रिपोर्टिंग सुविधाएँ प्रदान नहीं करता है।

इंटरडिपेक्टोरल ऑपरेशंस

हालांकि बुनियादी लेखांकन सॉफ्टवेयर प्रोग्रामों को केवल मौलिक वित्तीय लेनदेन का प्रबंधन करने के लिए डिज़ाइन किया गया है, कई परिष्कृत सॉफ्टवेयर पैकेजों का उद्देश्य किसी फर्म के हर क्षेत्र के लेनदेन को पूरी तरह से एकीकृत करना है। उदाहरण के लिए, लेखा विभाग की जमा और निकासी पर नज़र रखने के अलावा, एक कार्यक्रम कर्मचारी पेरोल, ग्राहक खरीद और रिटर्न और संगठन के वित्त विभाग द्वारा प्राप्त किसी भी निवेश या क्रेडिट का प्रबंधन भी कर सकता है। आपके व्यवसाय के आकार और प्रकृति के आधार पर, इन गतिविधियों में से प्रत्येक को एक डेटाबेस में एकत्र करने की क्षमता नाटकीय रूप से आपकी कंपनी की कार्यक्षमता को बढ़ा सकती है।