कार्यस्थल लेखन में सुधार के 10 तरीके

आपका लेखन कौशल आपके व्यवसाय को बढ़ने में मदद कर सकता है। जितना बेहतर आप कागज़ पर संवाद करते हैं, ईमेल के माध्यम से और समाचार पत्र और लेख जैसे प्रकाशित टुकड़ों में, उतने ही अधिक लोग आपकी दृष्टि को समझते हैं और आप उस दृष्टि को जीवन में लाने की दिशा में प्रगति कर रहे हैं।

ऐसे शब्दों का उपयोग करें जो लोगों को देखें

जब भी संभव हो लोगों को अपने लेखन में लगाएं। "प्रबंधन" के बजाय "प्रबंधक" टाइप करें। "वर्कफोर्स, " "किससे किसके लिए चिंता करें" जैसे अमूर्त के बजाय "आप, वे, श्री रॉबर्ट्स" या "कर्मचारी" जैसे शब्दों का उपयोग करें। "या" इच्छुक पक्ष। "अपने लेखन को मानवीय बनाने के लिए विशिष्ट लोगों के संदर्भों को शामिल करने के लिए प्रयास करें।"

जर्गन को काटें

आपके उद्योग को कई प्रमुख वाक्यांशों या शब्दों की आवश्यकता हो सकती है, लेकिन सादे भाषण के पक्ष में जहाँ भी संभव हो कट शब्द। उदाहरण के लिए, "समन्वित कार्यप्रणाली" जैसे एक वाक्यांश को केवल "एक साथ काम करना" कहा जा सकता है। शब्दजाल आपके लेखन को पाठक से दूर करने के लिए जाता है, इसलिए सरल तरीके से वही बात कहें जो शब्दजाल कहता है। यदि आप शब्दजाल का उपयोग करते हैं, तो इसे यथासंभव स्पष्ट रूप से समझाएं।

लाभ बनाम सुविधाएँ

अपनी स्थिति, उत्पाद या मुद्दे के बारे में विवरण के बजाय पाठक के लिए अपने लेखन पर ध्यान केंद्रित करें। स्पष्ट रूप से बताएं कि आपके पाठक को आपके द्वारा लिखे गए लाभों से क्या लाभ होगा और उन लाभों को स्पष्ट करके उसका पालन करें।

Paragraphing

अपने पाठ को अधिक से अधिक पैराग्राफ में तोड़ें। अखंड पाठ के भारी ब्लॉक एक पाठक को डरा सकते हैं और उसके कारण आप जो भी लिखते हैं उसे छोड़ सकते हैं। प्रत्येक अनुच्छेद में एक विषय होना चाहिए। यदि आप किसी अनुच्छेद में किसी विषय को जोड़ते हुए पाते हैं, तो एक नई शुरुआत करें।

अपने दर्शकों के लिए लिखें

लिखते समय अपने दर्शकों को ध्यान में रखें। इंजीनियरों के लिए एक टुकड़े को आपके उत्पादन मजदूरों के लिए एक टुकड़े की तुलना में बहुत अलग भाषा की आवश्यकता होती है। अपने पाठकों के बारे में सोचें जैसे आप लिखते हैं और उन शब्दों को चुनते हैं जिन्हें वे समझ सकते हैं।

बुलेट पॉइंट का उपयोग करें

आपको उन सभी चीज़ों के लिए वाक्य लिखने की ज़रूरत नहीं है जो आप कहना चाहते हैं। यदि आप कई महत्वपूर्ण विचारों को समूहित कर सकते हैं और उन्हें बुलेट पॉइंट के रूप में सूचीबद्ध कर सकते हैं, तो आप अपने पाठ में एक दृश्य विराम प्रदान करते हैं और वाक्य के बाद वाक्य के माध्यम से अपने पाठकों के लिए टेडियम को राहत देते हैं।

वैरी सेंटेंस की लंबाई

लंबे लोगों के साथ छोटे वाक्यों का पालन करें। वाक्य की लंबाई बढ़ाने से आपको अपने पाठकों की रुचि बनाए रखने में मदद मिल सकती है। विभिन्न प्रकार के वाक्य लंबाई के साथ अपने पैराग्राफ को संरचित करके आप जो लिखते हैं उसकी लय पर ध्यान देने की कोशिश करें। आप उन वाक्यांशों को भी शामिल कर सकते हैं जिनमें एक या दो शब्द हैं। उदाहरण के लिए, “ग्राहक सेवा विभाग ने कहा कि वह ग्राहक की मदद करने में बहुत व्यस्त था। कल्पना करो कि।"

हेड और सबहेड्स का उपयोग करें

सुर्खियों और सबहेड्स के साथ लंबे पाठ को तोड़ दें। आप इन्हें बोल्ड में रख सकते हैं ताकि आपके पाठक के पास विविध दृश्य संकेत हों। वह पाठक वापस भी जा सकता है और खंडों को फिर से लिख सकता है जो स्पष्ट रूप से एक शीर्षक के साथ चिह्नित हैं।

शुरुआत और अंत में संक्षेप

अपने पाठकों को बताएं कि आप किस बारे में बात करने जा रहे हैं, वह सामग्री प्रदान करें और फिर जो आपने कहा है उसे संक्षेप में बताएं। आपका परिचय और निष्कर्ष आपकी बात घर तक पहुंचा सकता है और पाठकों को यह याद रखने में मदद करता है कि आप क्या संदेश देना चाह रहे थे।

पुनरावृत्ति का उपयोग करें

अपने आप को दोहराने से डरो मत। कुछ दो-तीन तरीके कहना ठीक है। यह सुनिश्चित करने में मदद करता है कि सभी पाठक आपकी बात को पकड़ते हैं, खासकर अगर पुनरावृत्ति मूल वाक्य की तुलना में अलग भाषा का उपयोग करती है।