व्यापार ईमेल शिष्टाचार के लिए 10 युक्तियाँ

व्यावसायिक ईमेल में हार्ड-कॉपी पत्राचार की जगह सभी हैं, लेकिन इसका मतलब यह नहीं है कि संचार के लिए यह त्वरित दृष्टिकोण अपने पारंपरिक समकक्ष की तुलना में कम पेशेवर होना चाहिए। व्यवसाय ईमेल शिष्टाचार वास्तव में घोंघा मेल की तुलना में अधिक आवश्यकताएं हो सकती हैं, खासकर जब यह फॉरवर्ड, सीसी और बीसीसी जैसी ईमेल सुविधाओं का उपयोग करने की बात आती है।

एक सूचनात्मक विषय रेखा का उपयोग करें

सही विषय पंक्ति का चयन न केवल आपके ईमेल पर ध्यान आकर्षित करता है, यह हाथ में विषय पर ध्यान देने और भ्रम से बचने का एक स्मार्ट तरीका भी है। यदि आप कॉन्फ्रेंस कॉल को शेड्यूल करने के लिए लिख रहे हैं, तो "कॉन कॉल" एक अच्छी विषय पंक्ति नहीं है। "कॉन्फ्रेंस कॉल विद जो'ज वेयरहाउस" प्राप्तकर्ताओं को अधिक जानकारी देता है और भविष्य में कुछ प्राप्त करने की आवश्यकता होने पर आपके इनबॉक्स और संदर्भ फ़ाइलों को खोजना आसान बनाता है।

भेजें पंक्ति में विवेकपूर्ण रहें

कोई भी व्यक्ति जो कभी किसी ईमेल की कभी न खत्म होने वाली श्रृंखला में शामिल होता है, "सभी का उत्तर" यह महसूस करता है कि हर व्यक्ति को हर समय हर ईमेल पर कॉपी करने की आवश्यकता नहीं है। यह तय करते समय कि आपका ईमेल किसे प्राप्त होना चाहिए, अपने आप से पूछें कि क्या उस व्यक्ति को वास्तव में लूप में होना चाहिए। यदि आप अपने सीईओ के साथ बैठक को हर तरह से निर्धारित कर रहे हैं, तो प्रक्रिया को समन्वित करने में मदद करने के लिए अपने सहायक और अपने बॉस के सहायक की प्रतिलिपि बनाएँ, लेकिन जब तक वे बैठक या इसके परिणाम में निहित हिस्सेदारी नहीं रखते हैं, तब तक दूसरों में लूप की आवश्यकता नहीं है।

जानिए कौन है CC

बेशक, ऐसे समय होते हैं जब सीसी या कई अन्य दलों की प्रतिलिपि बनाना उचित होता है। यह तब शामिल है जब ईमेल है:

• समूह बैठक के लिए समय ढूँढना

• एक विचार या परियोजना के मसौदे पर इनपुट के लिए पूछना

• किसी को प्रोजेक्ट मैनेजर की तरह संवादी लूप में रखना

कई लोग दूसरों को प्रदर्शित करने के लिए व्यावसायिक ईमेल की सीसी सुविधा का उपयोग करते हैं कि कार्रवाई की जा रही है। उदाहरण के लिए, यदि आप एक संभावित ग्राहक से संपर्क करते हैं, तो आप अपने बॉस को यह संकेत देने के लिए सीसी कर सकते हैं कि बातचीत शिष्टाचार या FYI के रूप में अच्छी तरह से हो रही है।

मुख्य रूप से प्राप्तकर्ता गोपनीयता के लिए ब्लाइंड कॉपी का उपयोग करें

अंधा नकल एक शिष्टाचार की तुलना में सामान्य ज्ञान का मामला है, लेकिन इसके उपयोग के लिए एक समय और स्थान है, विशेष रूप से एक गोपनीयता सुविधा के रूप में। उदाहरण के लिए, यदि आप एक बड़ा समूह ईमेल भेज रहे हैं, तो किसी विशेष ग्राहक समूह से कहें, BCC सुविधा का उपयोग करके आप प्राप्तकर्ता सूची को निजी रख सकते हैं। हालाँकि, अनुचित पक्षकारों को निजी तौर पर दिखाई देने वाली बातचीत में लूप द्वारा, सुविधा का दुरुपयोग न करें।

आगे से सावधान रहें

ईमेल का फॉरवर्ड फीचर अनुचित तरीके से उपयोग किए जाने पर एक सुविधाजनक अभी तक संभावित खतरनाक व्यावसायिक ईमेल विधि है। किसी ईमेल को अग्रेषित करते समय, पूरे संदेश की सामग्री को ध्यान से पढ़ें, खासकर अगर यह एक श्रंखला है, तो सेंड मारने से पहले। समूह संदेशों में, कभी-कभी किसी प्राप्तकर्ता को जोड़ा या गिरा दिया जाता है, खासकर अगर एक संवेदनशील प्रकृति की चल रही बातचीत हो। आप अनजाने में कुछ ऐसा नहीं करना चाहते हैं जो एक वार्तालाप या सामग्री प्रदर्शित करता है जो उनकी आंखों के लिए अभिप्रेत नहीं है।

नियमित रूप से सभी को उत्तर का उपयोग न करें

कभी न खत्म होने वाले CCs और आगे की तरह, रिप्लाई टू ऑल फीचर मददगार या उपद्रवपूर्ण हो सकता है। विचार करें कि क्या आपको वास्तव में समूह ईमेल में सभी को जवाब देने की आवश्यकता है या यदि बिन बुलाए दलों को श्रृंखला से गिराया जा सकता है। यह विशेष रूप से महत्वपूर्ण है जब आप ईमेल समूह सूचियों के साथ काम कर रहे हैं।

आपके ईमेल में संदर्भ संलग्नक

ईमेल से दस्तावेज़ों, प्रस्तुतियों, स्लाइड और फ़ोटो को जल्दी से साझा करना आसान हो जाता है। हालाँकि, जब कोई अनुलग्नक अग्रेषित करने की बात आती है, तो अधिकांश सिस्टम सर्वर पर स्थान बचाने के लिए एक या दो राउंड के बाद अटैचमेंट छोड़ देते हैं। यदि आप किसी को अटैचमेंट भेज रहे हैं, तो उसे अपने ईमेल में देखें और यह देखें कि भेजने से पहले यह संलग्न है।

'हाँ' कहना बंद करो

और "नहीं" भी कहना बंद करें। व्यवसाय ईमेल सहयोगियों के त्वरित प्रश्न पूछने का एक तेज़ तरीका है, और जबकि त्वरित हाँ या ना में जवाब देना आसान हो सकता है, सुनिश्चित करें कि आपका उत्तर स्पष्ट है और स्पष्टीकरण की आवश्यकता नहीं है। यदि कोई एक ईमेल में दो प्रश्न पूछता है, तो दो उत्तरों के साथ उत्तर दें और अपने संदेश को सटीक बनाएं।

बेसिक निकेट्स का निरीक्षण करें

व्यावसायिक ईमेल में व्यावसायिकता की अभी भी आवश्यकता है, खासकर जब आप वरिष्ठ या ग्राहकों को ईमेल कर रहे हों, और जब ग्राहक सेवा के मुद्दों को छू रहे हों। विशेष रूप से, ईमेल श्रृंखला के पहले चरण को "नमस्कार" या "प्रिय" जैसे अभिवादन के साथ शुरू करना चाहिए। अपने ईमेल के समापन पर एक हस्ताक्षर ब्लॉक का उपयोग करें जिसमें आपका शीर्षक और संपर्क जानकारी भी शामिल है।

उच्च प्राथमिकता सुविधा का दुरुपयोग न करें

वह लड़का मत बनो जो सब कुछ "तत्काल" को चिह्नित करके भेड़िया रोया था, यह परेशान है, और आपके सहकर्मी और ग्राहक इसे नाराज करने के लिए बढ़ेंगे। पांच मिनट में शुरू होने वाले बॉस के साथ बैठक के लिए एजेंडा में बदलाव जरूरी है। अगले शुक्रवार को ब्रेक रूम में मुफ्त डोनट्स नहीं है।

जब व्यावसायिक पत्राचार की बात आती है, तो व्यावसायिकता और पारंपरिक पत्राचार प्रोटोकॉल के पक्ष में गलती करना हमेशा बेहतर होता है क्योंकि यह फ्लिप या मैला के रूप में आता है।