उचित व्यापार बैठक शिष्टाचार के लिए 10 नियम

एक व्यापार बैठक के लिए उचित शिष्टाचार का पालन करना, बैठक के प्रतिभागियों के बीच सम्मान स्थापित करता है, बैठक को समय पर शुरू और समाप्त करने में मदद करता है, और सहयोग के माहौल को बढ़ावा देता है। शिष्टाचार की कमी और खराब नियोजन दो मुख्य कारण हैं जो कई व्यापारिक बैठकें विफल हो जाती हैं। अपने कर्मचारियों की व्यापार बैठक शिष्टाचार सिखाएं ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि आपके व्यवसाय की बैठकें प्रभावी हों।

1. अर्ली अर्ली (कोई बहाना नहीं)

व्यवसाय मीटिंग के स्थान पर कम से कम 15 मिनट पहले पहुँचें। यह सम्मान दिखाता है और आपको बैठक शुरू होने से पहले एक सीट खोजने और स्थित होने की अनुमति देता है।

2. एजेंडा का पालन करें

बैठक के अध्यक्ष को कम से कम एक सप्ताह पहले प्रत्येक प्रतिभागी को एक बैठक का एजेंडा प्रसारित करना चाहिए। बैठक से कम से कम 48 घंटे पहले एजेंडा के बारे में किसी भी चिंता को व्यक्त करने के लिए प्रतिभागियों को चेयरपर्सन को फोन करना चाहिए। चेयरपर्सन और संबंधित प्रतिभागी के पास यह निर्धारित करने के लिए समय होगा कि क्या परिवर्तन किए जाने की आवश्यकता है। एजेंडे में बैठक की शुरुआत और समाप्ति के समय का भी उल्लेख होना चाहिए।

3. पूरी तरह से तैयार रहें

प्रत्येक भागीदार को उन सभी सामग्रियों और डेटा के साथ बैठक में आना चाहिए जिनकी उसे आवश्यकता होगी और बैठक विषय की समझ होगी। बैठक का पूरा उद्देश्य विषय पर चर्चा करना है। यदि आपने योगदान करने के लिए तैयार नहीं हैं, तो आपने सभी का समय बर्बाद किया है।

4. नियमित रूप से ब्रेक लें

प्रतिभागियों को केंद्रित रहने के लिए बैठकों में हर दो घंटे में एक ब्रेक होना चाहिए। लगभग 20 मिनट के लंबे ब्रेक के लिए निशाना लगाओ, और भोजन लगभग 30 मिनट लंबा हो जाता है।

5. ड्रेस कोड का पालन करें

चेयरपर्सन को इंगित करना चाहिए कि बैठक के लिए किस तरह की पोशाक की आवश्यकता है, या तो व्यापार आकस्मिक या व्यापार औपचारिक, और प्रतिभागियों को उस नियम का पालन करना चाहिए। पोशाक की एक प्रतिनिधि सूची उपयोगी होगी क्योंकि प्रतिभागियों को व्यापार आकस्मिक और व्यापार औपचारिक क्या है पर अलग-अलग विचार हो सकते हैं। उदाहरण के लिए, बैठक को व्यापार के रूप में सूचीबद्ध करते समय, आप संकेत कर सकते हैं कि बटन-डाउन शर्ट और खाकी पैंट पर्याप्त हैं।

6. मोड़ में बोलो

जब आपके पास मंजिल हो तब ही बोलकर बैठक का आयोजन करें। निर्दिष्ट प्रश्न अवधि के दौरान प्रश्न पूछें, और चेयरपर्सन द्वारा फर्श होने के रूप में पहचाने जाने के लिए अपना हाथ बढ़ाएं। किसी के बोलने या सवाल पूछने के दौरान उसे बीच में न रोकें।

7. सुनो, सच सुनो

आपको लग सकता है कि किसी विषय के बारे में आपके द्वारा पूछे गए कई सवालों का जवाब बैठक की सामग्री द्वारा दिया गया है। बैठक में ध्यान से सुनें और नोट्स लें। सक्रिय सुनना सम्मानजनक है और आपको अपनी प्रतिक्रिया तैयार करने के लिए एक ठोस आधार देता है।

8. शांत रहो

नर्वस आदतों से बचें जैसे कि टेबल पर पेन टैप करना, अपने मुंह से श्रव्य शोर करना, कागजों को रगड़ना या फर्श पर अपने पैरों को टैप करना। यह अन्य प्रतिभागियों के लिए विचलित करने वाला है और आपको चिंताजनक लगता है, भले ही आप न हों।

9. अपने फोन के साथ विनम्र रहें

बैठक की शुरुआत से पहले अपने सेल फोन को बंद कर दें। यदि आप एक जरूरी कॉल की उम्मीद कर रहे हैं, तो अपने फोन को वाइब्रेट करने के लिए सेट करें और यदि कॉल आती है तो मीटिंग से खुद को बहाना करें। जब तक लैपटॉप को मीटिंग के लिए अप्रूव नहीं किया गया है, तब तक अपना स्क्रीन बंद कर दें और स्क्रीन को छोटा कर दें ताकि आप किसी को बाधित न करें राय।

मेहमानों को मत लाओ

एक बैठक में अघोषित मेहमानों को न लाएं। यदि आपके पास कोई ऐसा व्यक्ति है जिसे आप एक बैठक में लाना चाहते हैं, तो अपने अतिथि को लाने की अनुमति के लिए चेयरपर्सन से संपर्क करें। अगर अनुमति नहीं मिली है, तो उसे नहीं लाएं।